Verfahrensbeschreibungen

Lohnsteuer anmelden und bescheinigen

Als Arbeitgeber müssen Sie bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer für Rechnung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin vom Arbeitslohn einbehalten.

Die Beträge müssen Sie nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen berechnen, die in der Datenbank der Finanzverwaltung als Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) gespeichert sind und von Ihnen abgerufen werden müssen.

Am Ende jedes Anmeldungszeitraums müssen Sie die Abzugsbeträge aller beschäftigten Personen in einer Lohnsteuer-Anmeldung zusammenfassen, elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln und dorthin überweisen. Einen Steuerbescheid erhalten Sie nicht.

Anmeldungszeitraum können sein

  • der Kalendermonat,
  • das Quartal oder
  • das Kalenderjahr.

Das hängt von der Höhe der zu zahlenden Steuer ab.

Am Jahresende müssen Sie zusätzlich die Daten des gesamten Kalenderjahres übermitteln, ausdrucken und als elektronische Lohnsteuerbescheinigung der beschäftigten Person geben.

Achtung: Der Arbeitslohn von Teilzeitkräften und Aushilfen kann unter bestimmten Voraussetzungen einer pauschalen Besteuerung unterliegen. Wenn Sie beispielsweise einen Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin im Rahmen eines sogenannten Minijobs beschäftigen, müssen Sie die pauschalen Beiträge zur Lohnsteuer sowie zur Krankenversicherung und zur Rentenversicherung nicht beim Finanzamt, sondern bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anmelden.

Zuständige Stelle

Leistungsdetails

Voraussetzungen

  • Sie sind Unternehmer,
  • beschäftigen andere Personen in Vollzeit oder Teilzeit und
  • zahlen für jede dieser Personen mehr als 450 Euro Arbeitslohn im Monat.

Verfahrensablauf

Lohnsteueranmeldung

Schicken Sie die Zusammenfassung elektronisch mithilfe der von Ihnen benutzten Software an die zuständige Stelle. Das notwendige Signaturzertifikat erhalten Sie kostenlos im ElsterOnline-Portal, wenn Sie sich dort einmalig registrieren.

Für jede beschäftigte Person müssen Sie ein Lohnkonto für das jeweilige Kalenderjahr führen. Darin sind unter anderem Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie die einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer einzutragen.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Am Jahresende müssen Sie den Arbeitslohn und die Steuer- und Sozialversicherungsbeträge im Lohnkonto zusammenrechnen. Übermitteln Sie diese elektronisch an die Finanzverwaltung mithilfe des von Ihnen verwendeten Programms. Nachdem die Finanzverwaltung die Übermittlung der Daten bestätigt hat, drucken Sie die Daten aus und händigen Sie sie dem Arbeitnehmer aus.

Eine Ausnahme gilt für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Minijobber und -jobberinnen in ihrem Privathaushalt beschäftigen. Informieren Sie sich dazu bei der zuständigen Stelle.

Fristen

Lohnsteueranmeldung

Anmeldung und Überweisung der Beträge an das Finanzamt müssen zu folgenden Terminen erfolgen:

  • monatlich bis zum 10. des Folgemonats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 4.000 Euro betrug
  • vierteljährlich bis zum 10. des auf das jeweilige Vierteljahr folgenden Monats (z.B. für das erste Kalendervierteljahr am 10. April), wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 1.080 Euro, aber nicht mehr als 4.000 Euro betrug
  • jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 Euro betrug

Im Jahr der Betriebseröffnung ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete, für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung abzuführende Lohnsteuer maßgebend, ausgehend vom Steuerbetrag im ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie bis zum 28. Februar des Folgejahres an die Finanzverwaltung übermitteln.

Erforderliche Unterlagen

Keine

Kosten

Dienstleistungen und Software von Fremdanbietern müssen Sie bezahlen.

Sonstiges

Die Finanzverwaltung überprüft Ihre Lohnsteuerberechnungen im Rahmen von separaten Außenprüfungen.

Stehen Ihnen keine technischen Möglichkeiten für das Internet zur Verfügung, wenden Sie sich an die zuständige Stelle.

Zur einfacheren Abwicklung können Sie ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen.

Formulare und Onlinedienste

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Finanzministerium, vertreten durch die Oberfinanzdirektion Karlsruhe, hat dessen ausführliche Fassung am 24.11.2016 freigegeben.